Gérer une conciergerie saisonnière demande un vrai investissement en terme de temps. Entre la gestion des réservations, les relations avec les propriétaires, les prestataires, la gestion administrative et comptable de l’entreprise en elle-même, les tâches sont nombreuses et pèsent souvent sur une seule et unique personne : le gérant. Alors comment gagner du temps en conciergerie saisonnière ?
Chez Key To Check, nous avons identifié trois activités souvent répétitives et chronophages, mais qui pourraient l’être moins, grâce à une bonne organisation (et aux petits coups de pouce de notre solution) : le ménage, le check-in et l’inventaire.
A la fin de chaque séjour, et parfois même pendant les séjours, le ménage est un incontournable des missions d’une conciergerie, ainsi qu’un point crucial d’attention à prendre en compte pour s’assurer la satisfaction des voyageurs. Voici 3 conseils pour optimiser votre temps !
Que vous fassiez appel à des prestataires professionnels ou à des saisonniers, leur proposer une formation, une mise à niveau ou, a minima, une explication précise et détaillée de ce que vous attendez d’eux ne pourra être que profitable. Ce qui vous paraît peut-être évident ne l’est pas forcément pour tout le monde. Par ailleurs, une session commune de formation est l’occasion de partager les bonnes pratiques et les expériences de chacun, et de répondre à toutes les questions.
La formation est indispensable, mais il est prudent de l’accompagner d’une check-list que vos agents d’entretien auront à leur disposition à chaque ménage, avec tout ce que vous souhaitez qu’ils vérifient lors de leur passage pour le ménage. Cette check-list peut contenir une base commune à tous les logements ainsi qu’une liste de points adaptés à chaque logement. Et avec Key To Check, il est possible d’intégrer cette check-list au CleanCheck, l’état des lieux de sortie réalisé par votre agent d’entretien lors de son passage pour le ménage !
Vous gagnerez également un temps précieux à faire la liste des consommables pour chaque logement avec leurs spécificités :
Ainsi, lorsqu’il faudra remplacer une ampoule en fin de vie ou racheter des sacs pour aspirateur, il n’y aura qu’à consulter cette liste, sans devoir se rendre sur place !
Le check-in, autrement dit l’accueil de vos voyageurs, est une étape importante dans le processus de location. Vos voyageurs sont impatients de découvrir leur logement, et vous, vous souhaitez qu’ils aient le maximum d’informations leur permettant de profiter de leur séjour en toute autonomie, tout en prenant soin de leur hébergement. La meilleure façon de répondre à toutes ces attentes en gagnant du temps, c’est de mettre en place un check-in autonome, où vous ne serez pas physiquement présent ! AirBnB propose dans cet article un certain nombre de conseils judicieux pour faciliter l’arrivée et le départ de vos voyageurs. A lire !
Key To Check vous permet d’offrir une arrivée autonome à vos voyageurs. L’AutoCheck, soit l’état des lieux en autonomie, est une excellente façon de faire en sorte que vos voyageurs fassent le tour du logement et en prennent possession. Dès que vous recevez un nouveau bien en gestion, vous préparez sur Key To Check l’état des lieux de référence du logement, avec tous les équipements et leur état. Vos voyageurs, à leur arrivée, sont invités à valider cet état des lieux. Ce faisant, ils font le tour du logement. Et en passant en revue les différents équipements, ils prennent également conscience que tous sont confiés à leurs bons soins !
Vous avez l’impression que vos voyageurs vous ont posé beaucoup de questions avant leur arrivée ? Préparez-vous, ce n’est pas après leur arrivée que cela va s’arrêter ! Mais vous l’aurez remarqué, certaines questions reviennent très souvent. C’est là où interviennent le livret d’accueil (digital ou papier) et le règlement intérieur ! Dans le livret d’accueil, collectez toutes les informations sur la régions, les bons plans, les bonnes adresses, ainsi que le mode d’emploi des principaux équipements du logement. Quant au règlement intérieur, il cadre ce qui est permis ou pas dans l’utilisation du logement. Deux outils qui répondront à votre place et vous feront gagner un temps précieux !
Vous faites encore des inventaires sur Excel, que vous imprimez à chaque location ? Oubliez ça ! L’inventaire est nécessaire, il vous permet de suivre l’état des équipements mis à disposition dans les logements. Mais il est possible, avec Key To Check, de l’intégrer facilement dans l’état des lieux numérique ! Une photo du tiroir des couverts ouvert où l’on peut compter les couteaux et les fourchettes vaut mille mots !
Les inventaires, comme les états des lieux, servent à prouver qu’un objet est manquant ou dégradé. Mais une fois que la faute est prouvée, encore faut-il réussir à se faire rembourser. Dans nos états des lieux avec inventaire intégré, vous pouvez associer une valeur à chaque élément du logement. Les voyageurs en prennent connaissance lors de l’état des lieux, et lorsque vient l’heure d’un éventuel dossier de remboursement, vous pouvez facilement indiquer le montant à récupérer à vos voyageurs, en vous basant sur l’état des lieux qu’ils ont signé !
Facilitez la comparaison avant / après le séjour de vos voyageurs ! Et pour ça, Key To Check est idéal : en permettant de prendre en photo les différents équipements, et grâce à son récapitulatif des modifications entre l’entrée et la sortie, on se rend vite compte des dégradations, et de ce qu’il faudra remplacer. Gain de temps assuré !
Vous voilà maintenant armés pour continuer à proposer une expérience de qualité pour vos voyageurs, tout en économisant du temps ! Ménage, check-in et inventaire sont certes répétitifs, mais c’est parce qu’ils le sont qu’il est possible de gagner du temps sur chacune de ces tâches, et encore plus avec toutes les solutions développées par Key To Check !
Gérer une conciergerie saisonnière demande un vrai investissement en terme de temps. Entre la gestion des réservations, les relations avec les propriétaires, les prestataires, la
Les ventes additionnelles en courte durée sont un excellent moyen de booster vos revenus de conciergerie locative, alors comment procéder ?
