Eviter les litiges en location saisonnière grâce à un check-in complet vous fera gagner en temps, en sérénité et en expérience client. Alors comment procéder ?
Les sources de litiges en location saisonnière sont nombreuses, mais la plupart sont anticipables. Un certain nombre de ces litiges trouvent leur origine dans la procédure globale d’accueil des voyageurs. Incompréhensions, malentendus, informations floues, manque de préparation… Il suffit d’un détail pour que la situation s’enflamme.
C’est pourquoi soigner l’arrivée des voyageurs et construire un check-in complet et professionnel sera votre meilleur allié ! Dans cette situation, comme dans bien d’autres, mieux vaut prévenir que guérir. Cela vous assurera fluidité et gain de temps, et vous fera gagner en qualité. Voyons donc ensemble comment éviter les litiges en location saisonnière grâce à un check-in complet !
Le check-in en location courte durée est constitué de toutes les étapes entre la confirmation de la réservation et l’arrivée effective des voyageurs dans le logement, et permet d’informer les voyageurs sur toutes les modalités pratiques concernant le séjour et le logement.
Un certain nombre de documents sont cruciaux pour que le check-in se déroule bien et permette d’éviter les litiges. Parmi ces documents, on trouve :
Aucun de ces documents n’est obligatoire, mais vous en conviendrez, tous sont nécessaires ! Tarif, horaires, description du logement et inventaire, règles de vie dans le logement, toutes ces informations qu’ils contiennent doivent être communiquées de façon claire et écrite aux voyageurs, qui s’engagent à les lire et à les respecter.
Une des meilleures façons d’éviter les litiges en location saisonnière grâce à un check-in complet, c’est d’avoir un ménage irréprochable ! Rien de plus désagréable que de prendre possession d’une location de vacances et de constater que le ménage n’est pas parfait : traces de doigts sur les vitres, odeurs dans le frigidaire, traces de calcaire dans la salle de bain… Les voyageurs étant très sensibles à cet aspect, mieux vaut le soigner, pour éviter d’avoir à trouver une personne en urgence pour repasser faire le ménage.
De la même façon, veillez bien à mettre à disposition un minimum de consommables dans la cuisine (sel, poivre, huile, vinaigre, café, thé) et dans la salle de bain et les toilettes (savon, shampoing, papier toilette). Vous aurez d’ailleurs précisé en amont, dans le contrat de location par exemple, si vous ne mettez à disposition qu’une base de consommables, que les voyageurs devront compléter eux-mêmes en fonction de leur consommation, ou si ces consommables sont inclus pour toute la durée de la location (vous aurez alors veillé à en mettre la bonne quantité pour un usage normal).
Grâce à la fonctionnalité de Check-in en ligne de Key To Check, vous pouvez laisser vos voyageurs s’enregistrer en ligne et choisir notamment le créneau d’arrivée qui leur convient le mieux parmi ceux que vous leur aurez proposé.
Et pour que vos voyageurs vivent une expérience sans faute au moment de leur arrivée au logement, veillez bien à mettre à leur disposition toutes les informations pratiques nécessaires au bon déroulement de cette étape ! A J-2 et le jour J, renvoyez bien l’adresse précise avec des points de repères pour trouver le logement ou même des photos du portail, de la façade de l’immeuble ou autre, précisez la façon dont les clés seront récupérées (si vous avez installé une boîte à clé, prenez quelques photos ou faites même une vidéo pour montrer son emplacement et comment l’ouvrir), et re-donnez les horaires d’arrivée possibles. Vos voyageurs arrivent en effet souvent avec une journée de transport derrière eux (train, avion, voiture), ils sont fatigués et ont hâte de profiter de leur location. Faites alors en sorte qu’ils soient guidés pas à pas et facilitez leur arrivée, pour éviter les énervements ou les impatiences !
Tout est cadré, aucune place n’est laissée à l’ambigüité ou à l’interprétation. Entre le contrat, le règlement intérieur et l’état des lieux, vos voyageurs savent ce qui est de leur ressort et du vôtre. Les sources de litiges, comme le remplacement ou le remboursement de la casse éventuelle, les horaires où le calme et le silence sont attendus par le voisinage, vos horaires de disponibilité, tout est fixé à l’avance. Et en cas de désaccord, il est bien plus facile de se référer à un document rédigé par vos soins et accepté par les voyageurs pour trouver une solution aux éventuels problèmes.
Plus les informations sont détaillées et compilées, plus vous faites gagner du temps à vos voyageurs, et plus vous en gagnez vous-même ! L’avantage de ces différents documents, c’est qu’ils peuvent répondre aux questions des voyageurs à votre place. L’idée n’est pas d’avoir le moins de contact possible avec eux, mais d’avoir les échanges les plus qualitatifs possibles avec eux ! Vous êtes donc disponible pour répondre aux demandes qui le nécessitent vraiment, et pour instaurer une relation apaisée avec vos voyageurs et valorisante pour votre conciergerie.
Un check-in complet permet aux voyageurs de se sentir accueillis et pris en main. Dans la plupart des cas, vos voyageurs seront des vacanciers, qui arriveront après de longues périodes de travail et de train-train quotidien. Vous répondrez à leur besoin de repos en leur fournissant les coordonnées des commerces les plus proches, les horaires d’ouverture des principales attractions et autre. Ils pourront ainsi se détendre et profiter au mieux de leur séjour, ce qui se reflètera sûrement sur l’évaluation qu’ils vous laisseront !
Chez Key To Check, nous avons à cœur de répondre à tous vos besoins et à ceux de vos voyageurs. C’est pourquoi nous avons créé l’AutoCheck ! Gérez facilement vos séjours et les états des lieux à distance ! Pour en savoir plus, cliquez ici !
Vous l’aurez compris, un check-in complet et professionnel sera votre meilleur allié pour éviter les litiges en location saisonnière liés à des informations manquantes, peu claires ou imprécises. Boostez votre gestion et vos réservations en soignant l’ensemble du processus d’accueil de vos voyageurs !
Eviter les litiges en location saisonnière grâce à un check-in complet vous fera gagner en temps, en sérénité et en expérience client. Alors comment procéder
Lorsqu’on est une conciergerie ou une agence immobilière spécialisée dans la location courte durée, on peut être à la recherche d’un logiciel d’état des lieux
